1. Tipo de reuniones
Existen muchos tipos de reuniones atendiendo no solamente al contenido, sino también al tipo de personas que se reúnen, el tamaño o el objetivo. Sin embargo, estamos seguros de que has participado en todos los tipos de una manera u otra.
1.1. Reuniones ad-hoc
Imagínate que estás chateando con tu equipo y necesitas ayuda en tiempo real, pero quieres que sea una llamada rápida, tal vez una llamada de audio o vídeo. Tal vez quieras compartir tu pantalla y obtener algunas sugerencias rápidas o trabajar conjuntamente en un archivo concreto.
¿Cómo pasaríamos de chatear a una reunión ad-hoc? Esto lo puedes hacer fácilmente gracias a las opciones que te aparecen en la parte superior derecha del chat. Podrás iniciar una videoconferencia o una llamada de audio o compartir tu pantalla.
En este caso no estaríamos hablando de una reunión oficial como tal, sino estaríamos ante una llamada o video llamada grupal. Es decir, es una extensión del chat, pero con muchas de las características de una reunión.
Así, podrías compartir tu pantalla, podrías grabar si quisieras, empezar o parar la grabación, etc. ¿Qué opciones no tenemos disponibles? No podemos tomar notas como en una reunión.
Otro aspecto importante a destacar es que si empiezas a invitar a personas sobre la marcha, en realidad estás invitando a esas personas al chat del grupo, no a una reunión. Esto es importante tenerlo en cuenta.
Si quieres comenzar una reunión «oficial» con todas las características, simplemente tienes que seleccionar el icono de ‘calendario’ que aparece en la parte inferior de Teams.
La gran ventaja de esta opción es que no tendrás que invitar manualmente a las personas con las que estabas chateando, sino que directamente la reunión se creará con dichos asistentes.
1.2. Enfocadas a grupos
Podemos formar parte de grupos de trabajo (aula, claustro, ...), departamentos y debemos estar alineados los unos con los otros compañeros. O, finalmente, podemos tener la necesidad de realizar reuniones para estar al día de lo que hace nuestro centro o aula.
Puede que tu Teams esté organizado en diferentes equipos, canales o grupos de trabajo. Pongamos por caso, que tienes un grupo llamado: Aula P6A. En él encontraremos los docentes y los alumnos . También habrá algunos invitados o docentes del equipo directivo.
¿Qué supondría estar en este grupo? Que tendrías acceso a una gran cantidad de información. Obviamente, si te encargas de la formación, no necesitas conocer las pruebas de garantía de calidad de primera mano, pero podría serte útil en alguna ocasión. Lo mismo ocurre si eres el director del centro o tutor o especialista del grupo. Todos los archivos están accesibles para ese grupo y se almacenan en un solo lugar.
1.3. Reuniones en chats privados
En los chats privados, es decir, aquellas reuniones que se mantienen entre sólo dos personas puedes realizar llamada, vídeo, etc. Lo único que no puedes hacer es grabar esa llamada telefónica.
Así que si realmente quieres grabar una llamada entre otro compañero y tú, entonces deberás programar una reunión.
En definitiva, Microsoft Teams gestiona de manera diferente los chats privados, los chats en grupo y las reuniones. Como hemos visto, están relacionados, pero no todos admiten las mismas opciones.
1.4. Reuniones organizadas y programadas
A menudo las reuniones están programadas, es decir, están en nuestro calendario, ya sea en Outlook o en Teams, y necesitamos hacer un seguimiento de estas reuniones. En este sentido, podríamos hablar de las típicas llamadas con nuestro equipo de trabajo o una clase.
2. Cómo programar reuniones de Teams
2.1. Desde Teams
En la parte izquierda de tu Teams, en la barra del menú color morada, encontrarás una opción llamada ‘calendario’. Si haces clic, verás toda tu agenda y podrás actualizar y crear nuevas reuniones conforme te sea necesario.
– Título de la reunión
– Asistentes obligatorios
– Asistentes opcionales
– Fecha y hora de inicio y de fin de la reunión
– Ubicación (puedes incluso buscar salas disponibles)
De hecho, si pinchas sobre cualquiera de los huecos de tu calendario, se te abrirá automáticamente una ventana para configurar tu reunión.
A los convocados que añadimos en:
Les llegará un aviso a su correo y se les fijará la reunión en su calendario. Pondrán confirmar y denegar su asistencia.
2.2. Desde Outlook
Para saber más:
3. ¿Qué hacer antes, durante y después de una reunión?
Las reuniones productivas son mucho más que el tiempo que estamos reunidos con nuestros compañeros, clientes o proveedores. De hecho, hay tareas que debemos hacer antes y después de toda reunión para que estas sean realmente provechosas y productivas.
- Antes de que comience la reunión es importante enviar a los asistentes una agenda para que sepan qué es lo que se va a tratar o una plantilla de reunión que se vaya completando. También puedes poner a su disposición los archivos en los que estás trabajando o la presentación que vas a mostrar.
- Durante la reunión lo normal es que tomemos notas, hagamos presentaciones, compartamos nuestras pantallas, colaboremos en archivos comunes… e incluso queramos grabar la reunión para mostrársela más tarde a algún miembro del equipo que no ha podido asistir.
- Después de la reunión y para ser realmente productivos, tenemos que ser capaces de aprovechar todo lo que hemos aprendido, escuchado y sentido. Tal vez, nuestros asistentes quieran revisar las anotaciones o ver la grabación o hacer un seguimiento de las acciones que se crearon.
